KOMUNIKASI BISNIS
NAMA : MELATI INDAH SARI (16214564)
NOVITA
SARI (18214091)
WINNY
EMIL O (1C214287)
WURI
RETIYANINGRUM (1C214337)
KELAS : 4EA07
FAKULTAS
EKONOMI
UNIVERSITAS
GUNADARMA
JAKARTA
2017
Dalam rangka pelaksanaan tugas softskill komunikasi bisnis, kami lampirkan tugas Essay dengan judul Efektifitas Komunikasi Bisnis.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
LATAR BELAKANG
Komunikasi
adalah proses penyampaian lambang-lambang berarti (pesan) dari seseorang
komunikator kepada komunikan untuk menghasilkan efektivitas tertentu.
Komunikasi begitu sangat penting dalam
kehidupan manusia, karena harus
diakui bahwa manusia tidak bisa hidup tanpa komunikasi karena manusia adalah makhluk sosial yang saling membutuhkan satu sama lain, dengan berkomunikasi secara efektif maka, kegitan-kegitan yang sering dilakukan manusia bisa berjalan dengan baik.
Pada sebuah
organisasi bisnis, komunikasi merupakan sebuah elemen penting yang sangat
dibutuhkan. Kegiatan
komunikasi dalam suatu organisasi sangat diperlukan karena berguna untuk saling
bertukar ide/gagasan, memberikan informasi hingga berkoordinasi dalam membuat
sebuah keputusan. Bahkan diantara staff-staff dalam suatu organisasi juga
diperlukan adanya komunikasi, baik itu dengan pimpinan maupun bawahan.
Sedangkan diluar organisasi tersebut, diperlukan juga adanya komunikasi antara
staff organisasi dengan konsumen, masyarakat maupun organisasi lainnya. Oleh sebab itu, dengan
meningkatkan efektivitas komunikasi bisnis secara tepat maka akan didapatkan
beberapa keuntungan diantaranya membawa dampak positif pada keberhasilan usaha
bisnis serta mampu menunjang karir para eksekutif dan staff suatu organisasi atau perusahaan.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Komunikasi bisnis
Komunikasi bisnis merupakan
komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencankup berbagai macam
bentuk komunikasi, baik itu verbal maupun non verbal (Purwanto, 1996). Dalam dunia bisnis, reputasi dan kredibilitas harus
dibangun agar kustomer merasa nyaman hingga memberikan kepercayaannya pada
anda. Terutama dalam hubungan bisnis jangka panjang dengan pekerja dan
kustomer, memiliki kepekaan profesionalisme akan menghadirkan banyak nilai
positif. Disinilah perlunya memainkan peran komunikasi bisnis. Keberhasilan
bisnis apapun tergantung pada efektivitas komunikasi. Semakin efektif sebuah
komunikasi, semakin positif nilai yang dihasilkan. Efektivitas sebuah
komunikasi sesungguhnya diukur dari seberapa jauh menghasilkan aksi dari
audiens dan pembaca.
2.2 Unsur
Pokok Komunikasi Bisnis
Dalam komunikasi bisnis terdapat
enam unsur pokok, yaitu:
- Memiliki tujuan, artinya komunikasi
bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan
dengan tujuan organisasi.
- Pertukaran, dalam hal ini
melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator
dan komunikan.
- Gagasan, opini, informasi,
instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung
tujuan, situasi, dan kondisinya.
- Menggunakan saluran personal atau
impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu
atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
- Menggunakan simbol atau sinyal yang
merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh
penerima untuk menyampaikan pesan.
- Pencapaian tujuan organisasi: salah
satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari
informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh
manajemen
2.3 Tujuan Komunikasi Bisnis
Tujuan komunikasi bisnis menurut
(Purwanto,1996) :
a. Memberi
Informasi
Tujuan
pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain, contoh seorang pemimpin perusahaan ingin
mendapatkan pegawai yang diharapkan, maka Dia memasang iklan melalui mass
media, memasang websitus/situs di jalur internet, dalam hal ini setiap media
mempunyai kelebihan dan kekurangan dilihat dari jangkauan dan biayanya, untuk
itu harus memilih media mana yang akan dipilih. Dan itu tergantung pada kebijakan
perusahaan dengan melihat kemampuan internal perusahaan tersebut. Contoh yang
lain misalnya sebuah Departemen Store memasang tulisan discotn besar-besaran
pada produknya.
b. Memberi
Persuasi
Tujuan kedua
komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang
disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar, hal ini sering dilakukan
terutama yang berkaitan dengan penegasan konfi rmasi pesanan pelanggan atau
negoisasi dengan pelanggan, agar kedua pihak memperoleh manfaat secara bersama-sama
tanpa ada yang merasa dirugikan.
c. Melakukan
Kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi
bisnis adalah melakukan kolaborasi, atau kerja sama bisnis antara seseorang
dengan orang lain, melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat
dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, saat sekarang seiring dengan pesatnya
kemajuan teknologi komunikasi maka seseorang dapat menggunakan berbagai media
telekomunikasi seperti telpon, faksimile, telpon seluler, internet surat
elektronik, teleconference. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting
artinya dalam pererat kerja sama bisnis.
2.4 Fungsi Komunikasi Bisnis
Fungsi komunikasi dalam bisnis terdiri dari:
1) Fungsi Informatif
Aktivitas
yang kita lakukan berperan memberikan informasi tentang bisnis kita, pada saat
yang mungkin bersamaan kita juga mencari informasi tentang siapa pesaing kita,
bagaimana kondisi perusahaan dan kekuatannya pada market place.
2)
Fungsi Persuasif
Komunikasi
diarahkan untuk memberikan treatment agar orang lain merubah sikap, pendapat
dan perilakunya seperti yang diharapkan oleh komunikator dalam organisasi
bisnis. Fungsi ini dijalankan untuk membangun komitmen para pelakunya terhadap
organisasi atau lembaga tempat bekerja, dari mulai manajer hingga tukang sapu,
sehinggu visi, misi, strategi dan taktik dapat berjalan secara efektif dalam
mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.
3)
Fungsi Kontrol
Tanpa adanya
fungsi kontrol dalam komunikasi bisnis, operasional organisasi tidak dapat
berjalan secara efektif. Artinya mengkomunikasikan atau yang harus dikerjakan
atau tidak harus dikerjakan oleh bawahan atau manajer sekalipun.
4)
Fungsi Emosi
Fungsi
emotif meningkat ke penerapan isi pesan, karena berkaitan dengan rasa suka
tidak suka, benci dan cinta, puas atau tidak puas, kegembiraan dan kesedihan,
menyenangkan atau kedekatan emosional lainnya
2.5 Komunikasi efektif dalam organisasi
A. Pengertian
komunikasi efektif
Menurut Stephen covey,
komunikasi merupakan keterampilan penting dalam hidup manusia. unsur yang
paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa yang kita tulis
atau apa yang kita katakan, tetapi katakter kita dan bagaimana kita
menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Penerima pesan tidak hanya sekedar
mendengar kalimat yang disampaikan tetapi juga membaca dan menilai sikap kita. Jadi syarat utama dalam komunikasi yang efektif adalah karakter kokoh yang
dibangun fondasi etika serta intergrasi pribadi yang kuat.
Tidak peduli beberapa
bakatnya seseorang, berapapun ungulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya
kasus hukum, keberhasilan tidak akan di peroleh tanpa pengawasan keterampilan
komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan
berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas.
2.6 Efektivitas
Komunikasi
Efektivitas
komunikasi ditentukan oleh beberapa hal :
a. Persepsi.
Komunikator harus dapat memprediksi
apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.
b.
Ketepatan.
Komunikan
atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat
sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai
dengan kerangka pikir komunikan.
c.
Kredibilitas.
Dalam
berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat
dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari
komunikan.
d.
Pengendalian.
Komunikan
memberikan reaksi/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi
ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan komunikator sehingga tidak
melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.
e.
Kecocokan.
Komunikator
yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan
komunikan.
Sementara
keterampilan meningkatkan efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai
cara menyangkut komunikasi verbal non verbal,lisan maupun tulisan.
1. Reading
2. Listening
3. Speaking
dengan membuat dan melakukan percakapan menarik, melakukan wawancara, kontak
dengan kelompok-kelompok lain, membiasakan diri berpidato dan melakukan
presentasi.
4. Writing
dengan menulis surat, memo, dan laporan.
2.7 Proses
Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan
Ada
lima komponen penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu:
a. Pengirim
pesan (sender atau komunikator)
b. Pesan
yang dikirimkan (message)
c. Bagaimana
pesan tersebut disampaikan
d. Penerima
pesan (receiver atau komunikan)
e.
Umpan balik (feedback)
atau effect
Proses
komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu maupun kelompok yang
berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:
1. Langkah
pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan
atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan.
2. Langkah
kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan
informasi atau gagasan dalam wujud kata-kata, tanda-tanda atau lambang-lambang
yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek
terhadap orang lain.
3. Langkah
ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi
(encode).
4. Langkah
keempat, perhatian diahlikan pada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat
lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika
penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini,
penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interprestasi terhadap
pesan yang disampaikan kepadanya.
5. Proses
terakhir dalam komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan
sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada
penerima.
2.
8 Strategi komunikasi dalam mencapai efektifitas
komunikasi bisnis
Dalam
proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan
berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar
belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau
informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan
7 C, yaitu :
- Completeness
(Lengkap)
Suatu
pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang
diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan
harapan pengirim pesan.
- Conciseness
(Singkat)
Suatu
pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata
sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun
tetap menonjolkan gagasannya.
- Consideration
(Pertimbangan)
Penyampaian
pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan
penerima pesan
- Concreteness
(konkrit)
Penyampaian
pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas.
- Clarity
(Kejelasan)
Pesan
hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah
diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.
- Courtessy
(Kesopanan)
Pesan
disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik
dalam komunikasi bisnis.
- Correctness
(ketelitian)
Pesan
hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan
ejaan dengan benar (formal atau resmi).
2.9
Pentingnya Kemampuan Komunikasi Bisnis
Tantangan
seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang menuntut
kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan
organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya
kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu aktivitas
komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat manajer
mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :
A.
Struktur Komunikasi yang Buruk
Struktur
komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi
bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau ribuan orang dan
sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang
disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi yang baik,
mengikuti pola :
-
Pembukaan
-
Isi
-
Penutup
B.
Penyampaian yang Lemah
Tidak
menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila
disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat
menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan
“sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu
untuk mendapatkan respons. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara
kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.
C.
Penggunaan Media yang Salah
Perlu
untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan
karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat
memilih media yang tepat.
D.
Pesan yang Campur Aduk
Pesan
yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari
audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada
saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru
E.
Salah Audience
Topik
yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience.
F.
Lingkungan yang Mengganggu
Lingkungan
yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang
disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti Suara
penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar
ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ),
Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan,
dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience
fokus dengan pesan yang disampaikan.
2.10
Tantangan Kompetensi dalam Komunikasi Bisnis
Komunikasi
seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali. Faktor
hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3
jenis sebagai berikut :
o
Hambatan Teknis
Hambatan
jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap
kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan
fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan
baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran
komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
o
Hambatan Semantik
Gangguan
semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara
efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat
bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas
bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini,
seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan
karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan
penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
o
Hambatan Manusiawi
Hambatan
jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang
yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.
2.11
Penerapan Ilmu Komunikasi dalam Lingkup Bisnis
Komunikasi
bisnis tidak hanya mencakup komunikasi dengan kontak diluar, tetapi juga
komunikasi dengan para pekerja dalam sebuah perusahaan, jika itu terlaksana
maka akan sangat membantu perusahaan anda terorganisir dengan baik. Komunikasi
bisnis yang efektif mungkin direpresntasikan kepada seorang manajer bisa
memotivasi para pegawai, memberikan rekomendasi dan masukan untuk meningkatkan
efesiensi dan efektifitas dalam bisnis.
Kemampuan
berkomunikasi yang efektif mutlak harus dimiliki bagi seorang pebisnis. Seorang
yang cerdas belum tentu cerdas dalam mengkomunikasikan pesan-pesannya kepada
orang lain. Menciptakan dan mendatangkan ide itu hal yang umum, akan tetapi
kemampuan untuk mengkonversikannya menjadi sebuah presentasi yang mudah
dipahami, tidak semua orang bisa. Memiliki pengetahuan tentang komunikasi yang
efektif baik secara verbal maupun tulisan adalah aset bagi seorang
komunikator. Komunikasi yang bisa dipahami dan direspons dengan baik akan
membawa bisnis seseorang menuju gerbang kesuksesan.
Contoh
kasus dan cara penyelesaian dalam konteks krisis komunikasi :
Misalnya,
terjadi krisis di sebuah perusahaan karena perusahaan tersebut tertimpa issue
miring yang dapat meruntuhkan eksistensi perusahaan. Cara penyelesaian adalah
dengan mencari inti permasalahan yang terjadi kemudian mencarikan solusi.
Kemudian mempublikkasikannya kepada pihak intern bahwa permasalah perusahaan
sudah selesai dan juga kepada pihak ekstren agar citra perusahaan tidak rusak
dan dapat Berjaya lagi.
(Fera
Tiara Syahida, artikel 2011).
Saluran
komunikasi formal : Saluran komunikasi formal adalah saluran yang terorganisasi
dengan baik. Seperti lembaga sosial lainnya, saluran komunikasi formal
bercirikan aturan-aturan yang stabil, pejabatnya melakukan pekerjaan yang
benar-benar jelas, aturan pekerjaannya disusun dengan baik dan dapat diikuti
oleh orang yang berbeda-beda, dan adanya sanksi yang jelas. Sedangkan saluran
komunikasi informal adalah saluran komunikasi yang terjadi tanpa ada struktur
yang jelas-jelas ada.
Umumnya,
komunikasi formal terjadi di antara orang-orang yang terjalin hubungan formal
(seperti dalam lembaga/organisasi) ataupun komunikasi antar atasan-atasan
perusahaan. Sedangkan komunikasi informal seperti, komunikasi antar divisi,
antar karyawan dimana situasi untuk berkomunikasi tidak terlalu tegang dan
monoton seperti kepada atasan perusahaan.
Kelebihan
komunikasi non-verbal. Non-verbal sendiri banyak ragamnya seperti, kedipan
mata, gerakan kepala, warna, konteks ruang dan waktu, wewangian,diam dan
lain-lain. Yang menjadi istimewa adalah, setiap kegiatan non verbal yang kita
lakukan baik sadar mapun tidak, semua itu tidak dapat membohongi apa yang
terjadi di diri kita. Walaupun di perkataan (verbal) kita dapat berkilah tapi
bahasa tubuh tidak.
Contoh
dari non-verbal dalam lingkungan bisnis / organisasi:
Seorang
Manajer sedang mempresentasikan evaluasi progress perushaan dalam laporan
periodiknya. Semua pegawainya memperhatikan penjelasan sang Manajer, tapi tak
sedikit yang mengacuhkan, bahkan jika di telusuri di barisan belakang banyak
pegawai yang menekur, menguap, dan memilih menyandarkan punggungnya seolah
malas mendengarkan laporan periodic perusahaan. Menekur dan menguap menandakan
para pegawai bosan akan penjelasan sang Manajer. Dengan menekur, pegawai
seolah-seolah dapat melepaskan beban pendengarannya dari presentasi sang Manajer.
BAB
III
PENUTUP
Komunikasi
adalah proses penyampaian lambang-lambang berarti (pesan) dari seseorang
komunikator kepada komunikan untuk menghasilkan efektivitas tertentu. Komunikasi
merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupam sehari- hari, dengan adanya
komunikasi yang efektif maka kegitan-kegitan
yang sering dilakukan manusia bisa berjalan dengan baik. Unsur
yang paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa yang kita
tulis atau apa yang kita katakan, tetapi katakter kita dan bagaimana kita
menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Kegiatan
komunikasi dalam suatu organisasi sangat diperlukan karena untuk menujang
kesuksesan baik dalam meningkatkan kinerja organisasi maupun adaptasi
organisasi terhadap setiap perubahan lingkungan bisnis untuk meraih keunggalan
kompetitornya.
Dalam dunia
bisnis, reputasi dan kredibilitas harus dibangun agar kustomer merasa nyaman
hingga memberikan kepercayaannya pada anda. Terutama dalam hubungan bisnis
jangka panjang dengan pekerja dan kustomer, memiliki kepekaan profesionalisme
akan menghadirkan banyak nilai positif. Keberhasilan bisnis apapun tergantung
pada efektivitas komunikasi. Semakin efektif sebuah komunikasi, semakin positif
nilai yang dihasilkan.
DAFTAR
PUSTAKA
Nurrohim,
Hassa Dan Lina Anatan. 2009. “Efektivitas Komunikasi Bisnis Dalam
Organisasi”. Jurnal Manajemen. Vol.7, No.4, Mei 2009
Purwanto,
djoko. 1996. Komunikasi bisnis. Erlangga: Jakarta
